Funcionalidad

eDMSfree es un software intuitivo y simple de puesta en ejecución, utilizable en francés o en Inglés y que permite cubrir las principales necesidades de una empresa en materia de gestión de documentos sea:

  • LA INTEGRACIÓN de las herramientas(instrumentos) burocráticas corrientes tales como MS Oficio, Open-Office, …
  • Un PLAN(PLANO) DE CLASIFICACIÓN, un ESPACIO DE TRABAJO y un CALENDARIO DOCUMENTAL,
  • Una gestión de los METADATOS (criterios de indización), la noción compatible DE USUARIOS y de GRUPO LDAP,
  • La GESTIÓN DE LAS VERSIONES y LAS REVISIONES, la FINALIZACIÓN de los documentos al formato PDF con o sin FIRMA ELECTRÓNICA,
  • Una toma en cuenta de los PROCESOS DOCUMENTALES (ciclo de vida, aprobación / validación, interventores, trazabilidad e historisation, etc)
  • La PUBLICACIÓN, la DIFUSIÓN y ALERTADO, por Intranet / extranet / web o mensajería(despacho de diligencias),
  • La DIGITALIZACIÓN de los documentos por ejemplo como los correos entrantes, las facturas, las cartas(letras), los correos electrónicos, el fax, etc.,
  • Una SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS (derechos de acceso) y de por su arquitectura y su diseño(concepción) una protección más grande frente a los VIRUS y MALWARE,
  • INTERFAZ simple y fácil con otras aplicaciones (ERP, CRM), una gestión de los guiones de acciones documentales en VBScript o JavaScript,
  • BÚSQUEDAS estructuradas (palabras claves) y ” texto lleno ” gracias a un motor de indización FULL-TEXTE que embarca un OCR y un diccionario Francés e inglés.

En su versión comercial eDMSfree posee numerosas funcionalidades complementarias entre las que están autómatas que abastecen de las soluciones a sus procesos oficios extrayendo informaciones de todos los tipos de documentos de papel como: correos, presupuestos, facturas, formularios y por supuesto todos los tipos de documentos numéricos. Los mecanismos de reconocimiento(agradecimiento) son múltiples y configurable por el usuario. Sea por lectura de un código de barras, Qr-code, de zonas predefinidas o hasta de anotación manuales, eDMSfree identificará sus documentos para inyectarlos en sus aplicaciones oficios. Existe además de los autómatas que permiten la recuperación(reactivación) de un fondo documental existente o la alimentación en el curso del agua.