Gestion documentaire

eDMSfree est la version gratuite, simplifiée et épurée d’IsetDMS, système de gestion documentaire à l’usage des petites et moyennes entreprises et des administrations. eDMSfree est distribué sans limitation de durée, de volume, ni de nombre d’utilisateurs.

             

 

 

 

 

Développé pour satisfaire les organisations de n’importe quelle taille, eDMSfree est une suite d’outils de gestion documentaire conçue pour gérer, stocker, préserver et délivrer les documents et leur contenu. De par sa conception et son architecture eDMSfree est totalement imperméable aux virus informatiques, Trojans et Malware. Il protège et sécurise votre capital documentaire.

La solution s’intègre facilement dans l’infrastructure existante, vous permettant de reprendre rapidement et efficacement vos documents dans sa base de données. Son workflow, sa gestion des droits et des utilisateurs  vous aideront à gérer vos données quel qu’en soit l’origine et la forme d’une façon simple et sécurisée.

Son extrême simplicité d’utilisation permet une exploitation rapide par un personnel sans formation particulière : il permet la manipulation en toute sécurité des documents et dossiers de classement comme de simples fichiers ou répertoires tout en leur associant informations et sécurité.

eDMSfree est un logiciel intuitif et simple de mise en œuvre, utilisable en Français ou en Anglais et permettant de couvrir les principaux besoins d’une entreprise en matière de gestion de documents soit :

  • L’INTÉGRATION des outils bureautiques courants tels que MS Office, Open-Office, …
  • Un PLAN DE CLASSEMENT, un ESPACE DE TRAVAIL et un CALENDRIER DOCUMENTAIRE,
  • Une gestion des META-DONNEES (critères d’indexation), la notion D’UTILISATEURS et de GROUPES compatible LDAP,
  • La GESTION DES VERSIONS et RÉVISIONS, la FINALISATION des documents au format PDF avec ou sans SIGNATURE ÉLECTRONIQUE,
  • Une prise en compte des PROCESSUS DOCUMENTAIRES (cycle de vie, approbation/validation, intervenants, traçabilité et historisation, etc…)
  • La PUBLICATION, la DIFFUSION et les ALERTES, par Intranet/Extranet/Web ou messagerie,
  • La NUMÉRISATION des documents comme par exemple les courriers entrants, factures, lettres, e-mails, fax, etc.,
  • Une SÉCURISATION DES DOCUMENTS (droits d’accès) et de par son architecture et sa conception une plus grande protection face aux VIRUS et MALWARE,
  • Une INTERFAÇAGE simple et facile avec d’autres applications (ERP, CRM), une gestion des scripts d’actions documentaires en VBScript ou JavaScript,
  • Des RECHERCHES  structurées (mots clés) et « plein-texte » grâce à un moteur d’indexation FULL-TEXTE embarquant un OCR et un dictionnaire Français et Anglais .

Dans sa version commerciale eDMSfree possède de nombreuses fonctionnalités complémentaires dont des automates qui fournissent des solutions à vos processus métiers en extrayant des informations de tous les types de documents papier comme : des courriers, des devis, des factures, des formulaires et bien sûr tous les types de documents numériques. Les mécanismes de reconnaissance sont multiples et configurable par l’utilisateur. Que ce soit par lecture d’un code-barre, Qr-code, de zones prédéfinies ou même d’annotation manuelles, eDMSfree identifiera vos documents pour les injecter dans vos applications métiers. Il existe en outre des automates permettant la reprise d’un fond documentaire existant ou l’alimentation au fil de l’eau.